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中小企業のIT化、いったい何からすればいいの?

企業にとって必要なIT投資は?

2、3人で行う場合はエクセルと会話とメールで済んでいたコミュニケーションもある程度の人数で業務を行おうとした場合は必ずどこかで破綻したり非効率な場面が出てきます。それを防ぐ手段の1つとしてITが使われてきました。

しかしながら実態としてはIT化を後回しにしたり予算の都合で導入できていない企業も多いようです。

結論から申しますとこの記事では、企業活動にはさまざまなシーンがありその分システムが必要になりますが、社内の情報共有基盤としてグーグルワークスペース(メールとかWeb介護とかカレンダー共有など)が有効、かつ情報共有からもう一歩踏み込んで業務効率化を上げるにはどうすれば良いか?を記載しています。


こんなことで困っていませんか?

社内でのコミュニケーションでよく耳にするのが・・・

  • 会議の日程調整で各人に聞いてまわっている

  • エクセルがコピーで増殖して何がなんだかわからない

  • 在宅ワークにしたいが共有ファイルを家から見れない

  • 出張中などわざわざパソコンを開かないとメールや書類を見れない

これは、従来のとおり社内に共有ファイルを置くためのパソコンがあったり、各人が各でスケジュールを管理している場合にはよく見かける現象です。昔からこれだから今もこのまま・・・という経営陣の言い訳も聞こえてきそうですがIT化が遅れることによる弊害もありますので検討されることをお勧めします。


IT化が遅れることによる弊害

  • 本来時間を使うべきところに時間を使えなくなる

  • 離職

  • 本来は働ける人材を確保でできない

  • 中途採用の採用が困難

  • 新卒から敬遠される

  • 属人化

色々とあげましたが、いちばん大きいのは人材の確保の妨げになる点だと私は考えています。私自身転職を経験していますが、転職活動中のやりとりや面接、筆記試験などでアナログが目立つとちょっとこの会社やめておこうかなと実際に思って辞退したケースもありました。またIT化が遅れているとどうしても個人のエクセルや手帳に業務のノウハウを貯めるしかなくなり属人化の弊害も起こります。とはいえIT化は初期投資で何百万もするんじゃないかと思われがちで確かにコスト(IT投資)は必要です。次の段落ではコストを抑えつつできるIT化をご紹介します。


おすすめのIT化 STEP1:グーグルワークスペース

まずはグーグルワークスペースです。

これはみなさまお使いのワードやエクセルの機能に加えてメール、カレンダー、Web会議、ファイル置き場(ドライブ)、チャット機能などなどが含まれています。

かつ、グーグルワークスペースはクラウド型のサービスですので会社以外からでも使うことができます。私も仕事ではグーグルワークスペースを利用しており今となってはこれがないと不便で不便で発狂しそうなほどです。

価格は1人あたり1月680円からとなっており先に書いたリスクや、残業代を支払うことと比較したらコスパ最高!ではないでしょうか。(料金は2023年1月7日時点です。最新の情報は公式HPをご確認ください)

※ワードのグーグルワークスペース版はドキュメントといい、エクセルのそれはスプレッドシートという名称です。


具体的に何ができるの?

カレンダーで各人の予定を共有(隠すこともできます)することで空き時間を把握できます。
また、カレンダー上で会議参加者にボタン1つで招待状を送信。受けた側も参加・不参加をボタンで回答でき、誰が出席するのかも一目瞭然です。
書類(ドキュメント、スプレッドシート)は外出先からでも閲覧・編集ができます
書類(ドキュメント、スプレッドシート)は同時に複数人で編集可能なのでエクセルのような誰かが編集終わるのを待つとかしなくてよくなります。
カレンダーに登録した会議を行う場合はボタン1つで登録した予定(会議)からWEB会議ツール(名称はGoogleMeet)を起動することができます。ちなみに録画可能ですので(相手に了承を取った上で)録画して議事録で不安な箇所があれば見返すなどもできます。

他にもGoogleフォームで全社員にアンケートを送ることもできます。回答が1つのスプレッドシートに自動的に溜まっていくので非常に便利です。

グーグルワークスペースで情報共有基盤を整えたその先

上記はグーグルワークスペースの機能の本の一部になります。それでも現在おきている困った点についてはいくつか解消されるのではないでしょうか?


このブログでは今後、グーグルワークスペースの便利機能や、グーグルワークスペースの情報と連携し顧客管理や案件管理、請求管理などの実務にどう活かすことができるかなどを紹介していきます。


最後に

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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けんたぶろぐ:https://kenta89.com/

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