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スムーズなイベント運営のためのデジタルアプローチ

イベントの受付作業は、しばしば混雑と混乱を引き起こすポイントです。その解決策として、私たちはデジタルツールを駆使したアプリケーションの開発に着手しました。この記事では、そのアプリケーションの使い方と、イベント運営がどれほど改善されたかをお伝えします。


事前準備の手順

  • 参加者のアクション: 参加者はGoogle Formを使用して事前に回答し、登録を完了します。

  • 通知の自動化: アプリが運営側のグループラインにGoogle Formからの申込通知を自動送信します。


  • QRコードの発行: 登録完了後、参加者には自動的にQRコード付きのメールが送信されます。


  • 領収書の自動生成: 運営側はFreeeを使用して領収書のPDFを作成し、これをGoogle Driveに保存。そのURLをアプリに設定します。

イベント当日の流れ

  • 参加者: イベント会場に到着した参加者は、受信したQRコードを提示します。

  • QRコードのスキャン: 運営側はアプリを使用してQRコードを読み取り、参加者の名前をディスプレイに表示します。


  • 参加費の徴収: 参加者から参加費を徴収し、その場で処理を行います。

  • 領収書の送信: アプリは参加者に領収書が添付されたメールを自動で送信します。




システム導入のメリット

  • ペーパーレス受付: 紙の使用が不要になり、環境に優しく効率も向上。

  • 迅速な確認: QRコードをスキャンするだけで、参加者の情報が確認できるため、受付が迅速化。

  • 自動化による負担軽減: 領収書の自動送信により、受付時の手間が大幅に削減されます。


今後の改善点

  • 支払い方法の改善: 現金の徴収には手間がかかるため、電子マネーによる事前決済を導入することでさらなる効率化を図る。

  • 領収書処理の自動化: 領収書URLの設定を完全自動化することで、さらなる手間を削減し、ミスを減らすことが可能です。



デジタル化はイベント運営の質を向上させるだけでなく、参加者と運営側双方の体験を改善します。これからも技術の進化を取り入れ、よりスムーズで快適なイベント運営を目指していきます。

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